Kommunikation ist einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg Deines Projekts. Kommunikation ermöglicht es Dir, Ideen zu teilen, Ressourcen zu koordinieren und Unsicherheiten auszuräumen. Ohne Kommunikation können Projekte schnell in Chaos und Missverständnisse enden.
Kommunikation ist nicht nur wichtig, wenn es darum geht, Dinge zu besprechen oder Fragen zu beantworten. Vielmehr ist Kommunikation ein ständiger Prozess, der alle Aspekte des Projekts umfasst. Jedes Mal, wenn Du mit jemandem interagierst, ob es sich um ein Teammitglied oder einen Kunden handelt, kommunizierst du.
Kommunikation beginnt mit der Definition deiner Ziele und Erwartungen im Projekt. Dies hilft allen Beteiligten des Projekts, von Anfang an auf demselben Stand zu sein und gemeinsam an der Umsetzung der Ziele zu arbeiten. Wenn Ziele und Erwartungen nicht klar definiert sind, kann dies schnell zu Missverständnissen führen.
Die Kommunikation in Projekten sollte also immer auf ein klar definiertes Ziel ausgerichtet sein. Beispielsweise kann das Ziel der Kommunikation sein, Informationen zu einem bestimmten Thema an alle Projektbeteiligten zu verteilen oder eine Diskussion über ein bestimmtes Problem zu initiieren.
Die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel ist entscheidend für den Erfolg der Kommunikation in Projekten. Beispielsweise ist es in vielen Fällen sinnvoll, E-Mails oder Instant Messaging für die Verteilung von Informationen zu verwenden, während Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen besser geeignet sind, um komplexere Fragen oder Probleme zu besprechen.
Gerade in Projekten in der Softwareentwicklung komt es ganz stark darauf an, dass die Daten und Informationen, die kommuniziert werden, in strukturierter Form mitgeteilt werden, z.B. Anforderungen (Requirements Management). Sind die Anforderungen nicht nach einem bestimmten Muster beschrieben, z.B. User Story, Beschreibung und Akzeptanzkriterien, fehlen möglicherweise wichtige für den Erfolg notwendige Kriterien. Die Umsetzung solcher Anforderungen wird dann zur Glückssache, denn je ungenauer die Anforderung beschrieben ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Auftraggeber etwas ganz anderes im Sinn hatte und die Implementierung durch den Entwickler an der Vorstellung des Kunden vorbei geht.
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts und sollte daher gut geplant werden. Eine gute Kommunikationsplanung umfasst die
Kommunikation in Projekten kann manchmal schwierig sein, vor allem wenn das Team über mehrere Standorte oder Zeitzonen hinweg verteilt ist. In diesem Fall ist es wichtig, die verschiedenen Kommunikationsmittel sorgfältig zu planen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder gut miteinander kommunizieren können.
Hier sind einige Beispiele, mit welchen Methoden man Kommunikation in Projekten effektiv aufbauen kann.
Im ersten Schritt müssen alle am Projekt beteiligten Personen bzw. auch indirekt betroffenen Personen (Stakeholder) identifiziert werden. Plane welche Informationen wann an welche Personen gesandt werden müssen. Besonders wichtig ist, deinen direkten Kunden stets informiert zu halten. Damit das nicht zu einer lästigen Dauerbeschäftigung wird, bietet nevi verschiedene Möglichkeiten, die wichtigsten Informationen automatisch an Deinen Kunden zu liefern. So bleibt Dir diese Arbeit erspart.
Feedback ist ein wichtiger Bestandteil jeder Kommunikation. Daher solltest Du in Deinen Kommunikationsplänen auch einen Mechanismus etablieren, um Feedback von allen Beteiligten einzuholen. Beispielsweise kannst Du regelmäßige Umfragen durchführen oder nach jeder Telefon- oder Videokonferenz kurze Protokolle an alle Teilnehmer verschicken. nevi bietet dazu intuitive Funktionen, mit denen sich nach Meetings einfach Feedback einholen lässt.
Ein weiteres wichtiges Instrument zur Messung der Kundenzufriedenheit ist die Kundenbefragung. Damit können Bedürfnisse der Kunden ermittelt werden, die Anforderungen strukturiert und bewertet werden, die Kundenwünsche erkannt und die Erfüllung dieser geplant werden. nevi bietet die Möglichkeit, die Zufriedenheit Deiner Kunden zu festgelegten Zeitpunkten abzufragen, z.B. nach der Bereitstellung eines Features oder nach Abschluss eines Meilensteins.
Meetings wollen anständig vorbereitet sein. So erhält der Kunde nicht nur einen professionellen Eindruck von euch als seinem Dienstleister, sondern es hilft allen Beteiligten bei der Durchführung effektiver Meetings. Zur Vorbereitung gehört die Erstellung einer Agenda. Dazu sammelt über die Zeit die Stichpunkte und Themen, die im nächsten Termin besprochen werden sollen. Vor dem Meeting werden diese Themen gegliedert und es wird schnell klar, was das jeweilige Ziel des anstehenden Meetings sein muss.
nevi bietet die Möglichkeit, Stichpunkte zu sammeln und daraus eine Agenda für das nächste Meeting zu erstellen. Damit sehen alle Beteiligten bereits im Vorfeld, was Ziel und Inhalt des Termins sein wird.
Genauso wie die Agenda gehört zu jedem Meeting auch ein Ergebnisprotokoll, im englischen auch Meeting Minutes bezeichnet. Im Gegensatz zu einem Gesprächsprotokoll oder einem Verlaufsprotokoll werden im Ergebnisprotokoll nur die Ergebnisse festgehalten. Neben einer Darstellung in Listenform hat sich auch eine Darstellung drei Spalten bewährt:
In der ersten Spalte wird das Problem beschrieben, in der zweiten Spalte die beschlossene Maßnahme oder Vorgehensweise, und in der 3. Spalte die dafür zuständige Person.
In nevi könnt Ihr Ergebnisprotokolle nach genau dieser Verfahrensweise ganz intuitiv und einfach während der Besprechung anfertigen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, direkt Tickets als Issues in Ihren verbundenen Systemen, wie GitLab, GitHub oder Jira zu erstellen. Das ist unglaublich effizient für die Arbeit und die Kollegen aus der Entwicklung wissen es sehr zu schätzen, wenn sie sich die Informationen nicht aus Worddateien, Exceldateien oder irgendwelchen Miro-Boards ziehen müssen.
Ein absoluter Kommunikationskiller ist die Verwendung der falschen Tools. Leider denken immer noch viele Dienstleister, dass viele Tools viel helfen. Genau das Gegenteil ist der Fall. Hier noch ein Trello, da noch ein bisschen Asana, gepaart mit ein paar Miro-Boards - und das Chaos ist perfekt. Welcher Projektleiter und welcher Entwickler hat auf solche Projekte noch Lust?
Spätestens jetzt ist es Zeit den Resetknopf zu drücken. Schauen wir mal von Anfang an: Da ist das Versionskontrollsystem, also je nach Unternehmen entweder GitLab, GitHub oder BitBucket, und an diesen Systemen ist nichts schlecht. Sie helfen Entwicklern sauberen Code zu produzieren, in Teams zusammen zu arbeiten und Tickets zu bearbeiten. Was nur noch fehlt, ist die Brücke zum Kunden - und dabei muss es sich um eine Lösung handeln, die sich direkt mit GitLab, GitHub und BitBucket verbinden lässt und genau die Informationen über API abruft, die für den Projektleiter und den Kunden relevant sind. Mit nevi wurde genau ein solches Tool geschaffen.
nevi wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Dahinter steckt ein Team, welches 20 Jahre Software-Expertise mit professionellem Projektmanagement-Knowhow vereint. Vom Onboarding bis zum erfolgreichen Projektabschluss übernimmt nevi lästige Routineaufgaben im Projekt, und sorgt damit ganz automatisch für einen reibungslosen Ablauf und eine einwandfreie Kommunikation.
Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass alle Deine Kommunikationsaktivitäten effektiv sind und dass alle am Projekt beteiligten Personen zufrieden sind.
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