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KI Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Intelligente Ablage – dank KI. Schluss mit dem Dokumentenchaos.

Unsere KI-gestützte Plattform analysiert und kategorisiert deine Dokumente, erkennt Fristen, Aufgaben und Vertragsdetails automatisch und lässt dich per Chat mit deinen Dateien kommunizieren.

Automatisch sortieren & kategorisieren
Nahtlose Integration
Datenschutz & Compliance made in Germany
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Nevi funktioniert mit:

Dropbox
Microsoft 365 OneDrive
Nextcloud
Microsoft 365
Google Drive

"Früher kämpften wir mit Ordnern, E-Mails und unübersichtlichen Ablagen – heute chatten wir mit dem digitalen Assistenten Nevi und erhalten sofort gezielt Informationen aus sämtlichen Dokumenten. Endlich Digitalisierung, die wirklich etwas bringt!"

Philipp Gesche
Philipp Gesche
Geschäftsführer Theißen Power & Charge GmbH, Krefeld

Papierchaos, Suchfrust und Zeitfresser:
So sieht der Alltag vieler KMU aus

Veraltete Prozesse und unübersichtliche Ablagen bremsen Effizienz und belasten die Mitarbeitenden. Täglich gehen wertvolle Minuten verloren – durch langwieriges Suchen, manuelle Ablagen und unklare Verantwortlichkeiten. Zeit für einen smarteren Umgang mit Dokumenten.

Unordnung

Papierordner, E-Mail-Anhänge und verstreute Dateien sorgen für ein undurchschaubares Nebeneinander – statt einem zentralen, strukturierten System.

Suchaufwand

Wichtige Unterlagen werden oft nicht dort abgelegt, wo man sie erwartet. Das führt zu zeitraubendem Suchen und ineffizienten Arbeitsprozessen.

Verpasste Aufgaben

Aus Briefen, Verträgen oder Notizen entstehen To-dos – doch ohne verlässliches Nachverfolgen bleiben sie liegen oder geraten in Vergessenheit.

Vom Aktenwühlen zur Sofort-Findbarkeit – mit System, Struktur und KI

Alles an einem Ort. Automatisch organisiert. Sofort verfügbar.
Aufgaben, Dokumente und Korrespondenz greifen intelligent ineinander.

1

Dokumente intelligent
erfassen & verstehen

Ob per E-Mail, Cloud oder Drag-and-Drop: Alle Dokumente werden automatisch eingelesen, OCR verarbeitet auch Scans, und KI erkennt Inhalte wie Vertragsdaten oder Ansprechpartner – ganz ohne manuelle Sortierung.

2

Automatische Struktur
durch Klassifikation & Fristen

Nach der Analyse werden Dokumente kategorisiert, Fristen erkannt und automatisch getrackt. Aufgaben lassen sich verknüpfen, Deadlines werden rechtzeitig angezeigt – Excel-Listen gehören der Vergangenheit an.

3

Zusammenarbeit & Suche
mit System

Dank rollenbasiertem Zugriff, Kommentaren und Workspaces arbeitet dein Team sicher und effizient. Die semantische Suche und der KI-Chat liefern auf Zuruf genau die Dokumente, die du brauchst – sofort und kontextbasiert.

Früh dabei sein oder erstmal abwarten?

Starte jetzt mit Nevi – deinem smarten DMS mit KI-Power!
Sichere dir 3 Monate Pilotphase inklusive persönlicher Beratung –
plus 25 % lebenslanger Rabatt auf den regulären Preis.
Nur für kurze Zeit verfügbar.

Nevi Pilot-Programm – 99 € einmalig

Qualifiziert dich und dein Unternehmen zur Teilnahme am geschlossenen Pilotprogramm

  • Früherer Zugang zur geschlossenen Beta
  • Persönlicher Austausch mit dem Produkt-Team
  • Funktionen nach deinem Bedarf priorisiert
  • Lebenslanger 25 %-Rabatt für nevi
  • Dauerhafte Geld-zurück-Garantie - ohne Wenn und Aber

Oder nur vormerken

Noch nicht sicher? Kein Problem – wir halten dich einfach auf dem Laufenden.
  • Update per E-Mail wenn es losgeht
  • Einladung zur offenen Beta
  • Kein Spam. Kein Risiko.

Dashboard

Das Dashboard strukturiert alle Inhalte in übersichtliche Bereiche – wie Dokumente, Aufgaben und Projekte – und ermöglicht durch Registerkarten sowie eine klare Seitenleiste einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und Funktionen.

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Upload

Der Upload-Bereich ermöglicht das einfache Hinzufügen neuer Dokumente per Drag-and-Drop oder Schnittstellen – mit optionaler KI-gestützter, automatischer Kategorisierung oder manueller Ablage in vordefinierte Ordner wie Projekte, Mitarbeiterunterlagen oder Korrespondenz.

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Chatte mit deinen Dokumenten

Im Dokumenten-Chat kannst du direkt mit deinen Dateien sprechen – stelle einfach eine Frage, z. B. zu Vertragsinhalten, Fristen oder Summen, und erhalte in Sekundenschnelle präzise Antworten aus dem Dokument – ohne langes Suchen oder Öffnen der Datei.

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Alle Details im Blick

In der Dokumentenvorschau siehst du alle relevanten Details auf einen Blick: Inhalte, Bearbeitungsstand, Metadaten wie Autor, Änderungsdatum, Dateigröße, Speicherort und Zugriffsrechte – inklusive direkter Download-Möglichkeit und Kommentarfunktion für dein Team.

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Fragen und Antworten

nevi geht weit über einfaches Speichern von Unterlagen hinaus, und ist trotzdem kinderleicht zu bedienen:

Wir nutzen eine eigene KI, um Dokumente automatisch zu erkennen, zu verschlagworten und richtig einzuordnen – ohne manuelles Ablegen. Zusätzlich kannst du per Chat gezielt nach Inhalten fragen, statt lange in Ordnern zu suchen.

Unsere Plattform kombiniert OCR (Texterkennung) und NLP (Sprachverarbeitung), um Inhalte in PDFs, Bildern oder gescannten Dokumenten auszulesen. Die KI erkennt automatisch z. B. ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Bewerbung handelt – und kategorisiert sie entsprechend.

Ja! Unsere KI analysiert Texte und identifiziert z. B. Kündigungsfristen, Zahlungstermine oder Projektdeadlines. Diese werden automatisch im System hinterlegt und du wirst rechtzeitig daran erinnert.

Du kannst in natürlicher Sprache Fragen stellen wie:

„Zeig mir alle Verträge mit Laufzeit unter 12 Monaten“ oder

„Welche Rechnungen sind noch unbezahlt?“

→ Die KI durchsucht den gesamten Dokumentenbestand und gibt dir direkt die passenden Ergebnisse mit Kontext zurück.

In der Regel in weniger als einer Sekunde, und das auch wenn Du zig tausend Dokumente aus den letzten 10 Jahren im System hast. Du kannst entweder über unsere intelligente Volltextsuche oder per Chat gezielt nach Stichwörtern, Fristen, Tags oder Dokumenttypen suchen – ganz ohne Ordnerstruktur-Wirrwarr.

Ja, absolut. Wir setzen auf verschlüsselte Speicherung, Zugriffsrechte auf Rollenbasis und optional einen eigenen Speicherort (z. B. in deiner Cloud oder Infrastruktur). Natürlich arbeiten wir vollständig DSGVO-konform.

Ja. Wir unterstützen gängige Dienste wie Dropbox, Google Drive, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, iCloud und viele mehr. Du kannst dein System also nahtlos integrieren, ohne Dokumente zu verschieben.

Du kannst sofort loslegen – ganz ohne langes Einrichtung oder IT-Projekt. Nach dem Upload der ersten Dokumente kannst du schon mit deinen Dateien arbeiten und bekommst die ersten Vorschläge, wie deine Inhalte organisiert werden können.

Ja. Du kannst dein Team anlegen, Berechtigungen verwalten und ihr könnt gemeinsam auf Dokumente zugreifen, kommentieren oder Aufgaben untereinander zuweisen. Ideal für KMU mit mehreren Mitarbeitenden oder externen Partnern.

Ja, du kannst mehrere Arbeitsbereiche anlegen und damit für deine unterschiedlichen Situationen Dokumente sauber getrennt voneinander aufbewahren. Jeder Arbeitsbereich hat sein eigenes Team, und die Mitglieder haben nur darauf Zugriff.

Früh dabei sein oder erstmal abwarten?

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